O Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC) é uma plataforma eletrônica essencial, desenvolvida pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), para monitorar e controlar a movimentação de medicamentos sujeitos a controle especial no Brasil. Este sistema foi criado para substituir a escrituração manual, garantindo a rastreabilidade dos produtos e auxiliando no combate ao uso indevido de substâncias controladas. A finalização do inventário é uma tarefa crucial para farmácias e drogarias, exigindo atenção aos detalhes e conformidade com as regulamentações estabelecidas pela Anvisa.
O que é o SNGPC?
É uma ferramenta que moderniza o controle de medicamentos e substâncias sujeitas a controle especial. Ele permite o envio de dados de movimentação de produtos controlados de forma eletrônica, facilitando a fiscalização e a prevenção de desvios. As farmácias e drogarias que comercializam esses produtos devem estar devidamente cadastradas e credenciadas no sistema, garantindo que todas as movimentações sejam registradas com precisão e em tempo real. Esse controle rigoroso é essencial para a saúde pública, pois impede o uso indevido e o desvio de medicamentos potencialmente perigosos.
Importância de Finalizar o Inventário
A finalização do inventário no sistema é uma etapa crítica para assegurar que os dados de estoque estejam corretos e atualizados. Este processo deve ser realizado em várias situações específicas, como ajuste de inventário devido a erros de registro, troca de responsável técnico, encerramento das atividades com medicamentos controlados, e baixa de responsabilidade técnica. A finalização do inventário garante que qualquer inconsistência seja corrigida e que o estoque registrado esteja em conformidade com o estoque físico, evitando problemas futuros durante as fiscalizações.
Quando Finalizar o Inventário
Ajuste de Inventário
Um dos momentos mais comuns para finalizar o inventário é quando são detectados erros no inventário inicial. Esses erros podem incluir registros incorretos de lotes, quantidades, ou outros detalhes importantes. A finalização do inventário permite que essas discrepâncias sejam corrigidas, garantindo que os dados estejam precisos e em conformidade com a realidade. Esse ajuste é fundamental para manter a integridade do sistema e evitar problemas futuros.
Troca de Responsável Técnico (RT)
Quando há uma mudança no farmacêutico responsável, é necessário finalizar o inventário sob a responsabilidade do RT anterior antes de cadastrar o novo responsável. Este procedimento garante que a transição ocorra de maneira transparente e que o novo RT assuma a responsabilidade com um inventário atualizado e correto.
Encerramento de Atividades com Controlados
Se a farmácia decide cessar a venda de medicamentos controlados, o inventário deve ser finalizado para refletir essa mudança. Esta ação é crucial para informar à Anvisa que a farmácia não mais comercializa esses produtos, evitando assim responsabilidades futuras relacionadas a esses medicamentos.
Determinação da Autoridade Sanitária
Em casos de irregularidades identificadas durante a fiscalização, a Anvisa pode exigir a finalização do inventário. Esta medida permite que as irregularidades sejam corrigidas de imediato e que o estoque seja atualizado conforme necessário. A determinação da autoridade sanitária é uma medida importante para assegurar que todas as operações estejam dentro das normas regulamentares.
Passo a Passo para Finalizar o Inventário
1. Acesso ao Sistema
Para iniciar o processo, acesse o ambiente virtual do sistema utilizando seu e-mail e senha cadastrados. Após o login, selecione a empresa que você representa através do CNPJ e vá ao menu inicial. Este acesso é restrito e deve ser realizado apenas pelo responsável técnico ou uma pessoa autorizada.
2. Verificação de Conformidade
No menu lateral, clique em “Inventário Inicial” e verifique se o estoque listado está de acordo com o declarado no arquivo XML enviado anteriormente. Caso haja inconsistências, é necessário finalizar o inventário para realizar os ajustes necessários. Esta verificação é uma etapa fundamental para assegurar que todas as informações estejam corretas antes de proceder.
3. Seleção do Motivo
Clique na opção “Finalizar Inventário” e selecione o motivo apropriado para a finalização. As opções comuns incluem ajustes por erros de registro, troca de responsável técnico, encerramento de atividades com controlados, entre outros. Escolher o motivo correto é essencial para garantir a precisão do processo.
4. Preenchimento de Justificativa
Para ajustes de inventário, é obrigatório preencher um campo de justificativa detalhando o motivo da correção. Este campo deve conter até 1000 caracteres e esclarecer o tipo de erro corrigido, como erros de digitação ou registros incorretos de lotes. Este detalhamento é fundamental para a rastreabilidade e auditoria futura.
5. Confirmação
Após inserir a justificativa, confirme a finalização do inventário inserindo e confirmando o código reCAPTCHA e clicando em “Finalizar Inventário”. Verifique a conclusão do processo clicando em “OK”. Esta confirmação garante que todas as etapas foram concluídas corretamente e que o inventário está finalizado.
Cuidados e Boas Práticas ao Finalizar o Inventário
Atenção aos Detalhes
É fundamental que todos os dados inseridos no sistema estejam corretos e sejam revisados antes de finalizar o inventário. Qualquer erro pode levar a complicações futuras e possíveis sanções pela Anvisa. A precisão é crucial para garantir a integridade do sistema e a conformidade regulatória.
Capacitação e Treinamento
Os responsáveis pelo gerenciamento do inventário devem ser devidamente capacitados e treinados para utilizar o sistema. Este treinamento deve incluir todas as etapas do processo, desde a entrada inicial dos dados até a finalização do inventário. A capacitação adequada garante que todos os procedimentos sejam seguidos corretamente e que o sistema seja utilizado de forma eficiente.
Revisão e Atualização Constante
O inventário deve ser revisado e atualizado constantemente para refletir qualquer mudança no estoque. Esta prática evita discrepâncias e garante que os dados estejam sempre corretos e atualizados. A revisão regular é uma boa prática que ajuda a manter a conformidade e a precisão dos dados.
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