Saiba ainda como finalizar um inventário no SNGPC através do nosso guia.

 

Ainda hoje, depois de 5 anos de implantado o SNGPC, ainda há farmacêuticos que não sabem a diferença entre um inventário confirmado e um inventário finalizado.

Há casos em que o farmacêutico de fato nunca trabalhou com o sistema e não sabe ou não encontrou informações sobre o mesmo, estando aí justificado em parte o seu desconhecimento.

Mas para esse tipo de farmacêutico, tão logo ele se depare com as informações e descrições, aprende e não esquece mais, porque tem disposição e quer aprender. Meu aplauso para esses dedicados profissionais. Vamos ao que interessa.

Inventário Confirmado

É quando você faz o seu inventário inicial no site do SNGPC e clicar em “CONFIRMAR INVENTÁRIO”. Um inventário confirmado está pronto para receber arquivos XML de movimentação.

Só é permitido transmitir arquivos XML de movimentações (receitas e notas fiscais) para a ANVISA se o seu inventário estiver CONFIRMADO. Portanto, se você quer transmitir arquivos XML, confirme o seu inventário, não o finalize!

Como saber se o seu inventário está confirmado

Há vários indicadores para saber se o seu inventário está confirmado, uma das formas é ver o  no site do SNGPC. Quando o inventário está confirmado aparecerá no menu de opções no lado esquerdo a opção “Finalizar inventário” conforme figura abaixo:

Um inventário está confirmado se você encontrar no menu de opções do site, a opção “Finalizar inventário”. Também é possível ver a data de confirmação clicando em “Visualizar inventário”.

É importante saber movimentar o inventário no SNGPC para garantir a organização do estoque. (Foto: CMA Sistemas)

Inventário Finalizado

É quando você não vai mais transmitir nenhum arquivo XML de movimentação. Ou Finalizou apenas para Ajuste, caso em que depois de ajustado terá que confirmá-lo novamente. Há vários motivos para a finalização. Veja a lista de motivos de uma finalização de inventário :

• Ajuste de Inventário
• Desligamento do responsável Técnico (rescisão contratual ou baixa de responsabilidade técnica)
• Determinação da autoridade sanitária
• Encerramento das atividades com produtos controlados
• Férias
• Licença
• Substituição temporária de Responsável técnico

Como saber se o seu inventário está finalizado

Num inventário é visível no menu de opções no site do SNGPC, a opção “Confirmar inventário” no mesmo lugar onde anteriormente vimos a opção “Finalizar inventário”.

Perceba que só aparece uma opção ou outra. Nunca as duas irão aparecer. Então esse é o indicativo para saber a situação do seu inventário. Veja a figura abaixo ;

Um inventário está finalizado se você encontrar no menu de opções do site, a opção “Confirmar inventário” A data de confirmação aparece em branco.

SNGPC Anvisa – finalizar inventário

Este tutorial ensina alguns conceitos básicos de finalização de inventário no SNGPC Anvisa. Porque finalizar, como finalizar, quando finalizar o seu inventário na ANVISA.

Informações gerais:

Finalizar inventário significa encerrar o inventário para que um novo seja confirmado no sistema nacional de gerenciamento de produtos controlados (SNGPC).

Quando finalizar o inventário

O inventário pode ser finalizado pelos seguintes motivos:

– ajuste de inventário

– desligamento de responsável técnico

– determinação da autoridade sanitária

– encerramento das atividades com produtos controlados

– férias do RT (quando um novo RT ficará responsável pelo SNGPC)

– licença do RT (quando um novo RT ficará responsável pelo SNGPC)

– substituição temporária de RT

Atenção: é importante comunicar a vigilância sanitária local sobre este procedimento.

Importante: ao finalizar o inventário, se desejar imprimi-lo, a impressão deve ser feita antes da finalização (depois de finalizado, não é possível visualizar e imprimir o antigo inventário).

Finalização do inventário para ajuste

As movimentações do SNGPC somente podem ser realizadas através de arquivo XML, que é uma maneira segura de transmissão de dados. Assim, depois que uma informação já foi enviada, validada e aceita, não é possível alterar ou excluir essa informação do SNGPC.

A única maneira de fazer a correção é finalizar o inventário para ajuste. Essa finalização deve ser realizada pelo usuário quando:

– seu inventário no SNGPC não está batendo com o seu estoque físico do armário por algum problema em seu software.

– percebeu que enviou alguma informação incorreta ou com erro de digitação (por exemplo), e essa informação já foi validada e aceita pelo SNGPC.

Informamos que, quando um inventário é finalizado, o SNGPC não aceita o envio de novos arquivos XML até que um novo inventário seja confirmado.

Recomendamos que esse novo inventário seja confirmado no final do dia ou no fim de semana (para que não seja feita compra e venda de controlados neste dia), pois o novo inventário deve ser confirmado de acordo com o estoque físico real do dia, e a transmissão do primeiro arquivo XML deve constar como data inicial o dia seguinte após a confirmação do inventário.

Exemplo: o inventário foi finalizado em 10/01/2010 e um novo só foi confirmado dia 20/01/2010 – o sistema somente vai aceitar o envio de arquivos com movimentação a partir do dia 21/01/2010. Ou seja, o SNGPC não aceita o envio de informações anteriores à data de confirmação do novo inventário.

Complementando o exemplo acima, arquivos XML com movimentações entre os dias 10/01/2010 e 20/01/2010 não são aceitos pelo sistema.

Por isso, é importante procurar a vigilância sanitária local (responsável por fiscalizar farmácias e drogarias) para informar sobre a finalização de inventário e sobre a movimentação que ocorreu durante o período que não pôde ser informado via SNGPC.

Ressaltamos a importância de não deixar o inventário finalizado por muito tempo. O ideal é que o inventário seja finalizado e um novo seja confirmado no mesmo dia.

Erro ao lançar número de lote

Um erro comum no SNGPC ocorre quando o responsável técnico da empresa (usuário do SNGPC) lança, incorretamente, o número de lote do medicamento no inventário. No momento de transmissão do arquivo XML, o usuário não se dará conta de que algo está errado.

Somente após a validação automática do arquivo XML pelo SNGPC, o usuário, ao consultar o SNGPC, perceberá que seu arquivo não foi aceito e aparecerá a seguinte mensagem de erro: “o lote de nº xx do produto de nº de registro xx não foi encontrado no inventário nem nas transações de compras informadas”.

Note que a mensagem de erro não diz que o número do lote foi lançado de forma errada, portanto o usuário deverá verificar se é este o caso. O número do lote do medicamento ou insumo digitado na entrada do inventário deve ser exatamente igual ao número de lote utilizado na embalagem / caixa do medicamento ou insumo.

O erro no número de lote pode ser em razão de digitar alguns caracteres diferentes daqueles que constam na caixa/embalagem do medicamento ou insumo (espaços ou números errados, letras maiúsculas e minúsculas – se digitou com letra maiúscula na entrada, tem que digitar com maiúscula na saída). Um erro muito comum, por exemplo, é trocar a letra “O” pelo número “0” (zero).

Para corrigir o problema, o RT pode verificar a maneira como está cadastrado cada lote de cada produto em seu inventário no SNGPC, clicando em “visualizar inventário” e escolhendo o medicamento (clicando na lupa) e o lote. Dessa forma, ele verifica como o lote foi cadastrado e digita da mesma maneira a saída em seu arquivo XML.

Atenção: caso apareça a mensagem de erro “o lote de nº xx do produto de nº de registro xx não foi encontrado no inventário nem nas transações de compras informadas”, mas o número do lote não esteja errado, o usuário pode entrar em contato diretamente com a CSGPC pelo e-mail sngpc.controlados@anvisa.gov.br. É preciso fornecer as seguintes informações:

– descrição e printscreen do problema.

– CNPJ do estabelecimento.

Alteração de software: não finalizar inventário

Não é necessário finalizar o inventário em caso de alteração no programa (software) interno que gera os arquivos XML. Basta que o usuário ajuste o estoque no novo programa, de acordo com o programa anterior e de acordo com seu inventário no SNGPC.

Dessa forma, o envio de arquivos XML continuará sendo feito normalmente, sem a necessidade de finalizar o inventário. Sugerimos que o usuário solicite ajuda do suporte técnico de seu programa para realizar esse procedimento.

Usuário alega que inventário foi finalizado automaticamente

Não existe finalização automática do inventário. Geralmente, o RT finalizou o inventário e não se lembra ou houve uma troca de RT recentemente (caso em que o inventário é finalizado automaticamente).

Dessa forma, o procedimento é: enviar a demanda via SAT para a CSGPC (sngpc.controlados@anvisa.gov.br), informando o número do CNPJ do estabelecimento.

Envio de comunicado à Visa local

O responsável técnico (RT) deve entrar em contato com a Vigilância Sanitária local para informar sobre a finalização do inventário. Isso deve ocorrer, preferencialmente, antes de se finalizar o inventário.

Os contatos das Visas locais estão disponíveis para consulta clicando aqui ou acessando: www.anvisa.gov.br > perfil ‘cidadão’ (barra azul superior) > ‘assunto de interesse’ (canto esquerdo) > endereços das Vigilâncias Sanitárias dos Estados e Municípios.

Usuário comercializou medicamento antes da confirmação do inventário

Caso tenha ocorrido movimentação / comercialização de algum medicamento antes da confirmação do inventário, esta movimentação não poderá ser registrada no SNGPC. Por isso, deve-se informar a VISA local sobre esta movimentação não escriturada via SNGPC.

Fonte : Anvisa

Mais uma informação importante: Não finalizar o inventário enquanto um arquivo recém transmitido estiver sendo validado.

Porque se você transmitiu o último arquivo e logo em seguida finalizar o inventário sem esperar a ANVISA aceitar ou rejeitar o arquivo, seria como se a ANVISA não recebesse o arquivo que você transmitiu, porque ela simplesmente desconsidera esse último arquivo transmitido (os saldo não são atualizados).

Inventário confirmado x Inventário finalizado: conclusão

Muita confusão tem sido feita por causa do não entendimento do que é um e do que é outro. Há farmacêuticos que digitam o seu inventário todo no site e ao término do mesmo confirmam e depois finalizam, o que é uma operação totalmente equivocada se o que ele realmente quer é transmitir arquivos.

Deveriam apenas tê-lo deixado confirmado. Espero que ao ver esse artigo você possa identificar facilmente e de fato entender o significado de cada uma das situações.

PS.A identificação de inventário confirmado e finalizado irá mudar um pouco no SNGPC 2.0 antimicrobianos.

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